La maison du futur 3/4, Xambox, la gestion simplifiée et en ligne de documents

Dans l’espace La maison du futur du récent salon des services à la personne, Xamance présentait Xambox. Un service en ligne de gestion et d’archivage de documents, de tous ces documents qui envahissent, parfois à l’excès, notre quotidien.

Salon des services à la personne 2013

Salon des services à la personne 2013, La maison du futur

Parmi les 50 innovations technologiques exposées dans l’espace La maison du futur du salon des services à la personne, 4 ont retenu notre attention dans le sens où elles simplifient notre quotidien. Il s’agit de :

  • 1/ la table de salon tactile,
  • 2/ la solution d’aspiration centralisée,
  • 3/ la solution de gestion dématérialisée des documents, factures, relevés…
  • 4/ des téléphones mobiles un peu spéciaux et jouant la simplicité.

 

Nous avons parlé de :

dans deux Actus précédentes, voici notre troisième coup de cœur :

Xambox, la solution de gestion et d’archivage en ligne de documents

Solution de gestion de documents Xambox de Xamance, le site

Xamance est la société éditrice du service en ligne Xambox. Le principe est simple, il faut tout d’abord se créer un compte sur le site xambox.fr puis l’on scanne ses documents via son scanner connecté à l’ordinateur et hop le document numérisé est envoyé vers les serveurs Xambox et soigneusement archivé dans cette espèce de « coffre-fort numérique » que constitue chaque compte Xambox.

 

Xambox, copie de la page de recherche

Retrouver et trier tous ses documents

Mieux encore, Xambox analyse les documents et grâce à sa fonction de reconnaissance des caractères est capable de reconnaître et d’identifier le contenu des documents qu’on lui envoie. Qu’il s’agisse de dates, de montants et de textes.

Ainsi, via la fonction Recherche de Xambox il est possible par la suite de retrouver tous les documents archivés datant du 17 janvier 2013 par exemple, ou bien indiquant un montant de 112,57 € ou bien encore ceux qui intègrent le mot électricité, le nom d’une marque, le nom d’un médecin…

Xambox permet de plus, si on le souhaite, de créer différents dossiers de rangement que l’on peut nommer à sa guise : Factures maison, Prochain voyage, Impôts, Copropriété, Ordonnances, Recettes…

 

Au quotidien

Très concrètement, à chaque fois qu’il reçoit un document qu’il juge utile de conserver l’abonné Xambox le scanne puis range le document original en le plaçant tout simplement sur le haut de la pile de son bac d’archive.

Par la suite, l’on peut à tout moment consulter ses archives sur le site xambox.fr où l’on doit bien évidemment s’identifier, sécurité oblige. L’on peut aussi faire des recherches comme dit à l’instant, et même partager ses documents par mail, sur Facebook et Twitter d’un simple clic.

Très pratique aussi, lorsque l’on visualise un document sur son compte Xambox, Xambox indique le rang correspondant. Ainsi, pour retrouver l’original, Xambox nous dit que tel document est le 12e dans la pile par exemple. Cela signifie qu’il est inutile de trier soi-même les documents. Il suffit de les empiler dans l’ordre exact où on les scanne pour que Xambox puisse nous dire où les retrouver en une paire de secondes.

Précisons que c’est cet atout particulier qui a motivé la présentation de la solution Xambox au salon des services à la personne, nous verrons plus loin pourquoi.

 

Les trucs en plus

Enfin, Xambox propose d’autres outils qui facilitent encore la gestion des documents :

Copie d'écran appli Xambox sur iPhone

  • les applications iPhone et Android pour ajouter, consulter, chercher et partager ses documents via son téléphone de partout et à tous moments. L’on peut même, outre cet aspect nomade et sécurisé, photographier une affiche, un ticket de caisse, un menu pour l’archiver en direct dans sa boîte Xambox.
  • les « Collecteurs ». Ce sont des mini-applications disponibles sur le compte Xambox qu’il faut paramétrer une fois pour toutes afin que celles-ci aillent chercher automatiquement les documents correspondant à l’expéditeur choisi.

On peut ainsi ouvrir par exemple les collecteurs EDF, Orange et Caisses d’allocations familiales pour que le compte Xambox archive automatiquement les documents rattachés à ces sociétés ou organismes. Xambox indique qu’il existe d’ores et déjà quelque 400 collecteurs disponibles sur son site (tels que fournisseurs d’énergie, banques, opérateurs de téléphonie, mutuelles…)

 

Xambox, un service gratuit… ou sur abonnement

Xambox intègre 3 niveaux de services possibles :

  • une version 100 % gratuite donnant droit à 1 utilisateur enregistré et jusqu’à 2 000 documents archivés,
  • une version payante à 4,90 €/mois pour 1 utilisateur et un nombre de documents illimité,
  • une version payante à 17,95 €/mois (adaptée aux petites entreprises) pour 3 utilisateurs et jusqu’à 40 000 documents.

À noter que Xamance propose également des solutions 100 % personnalisées et sur-mesure après étude spécifique et sur devis.

 

Xambox et scanner autonome connecté au Net

Pourquoi Xambox a séduit le salon des services à la personne

Par sa simplicité et son efficacité, la solution Xambox s’avère astucieuse et pratique pour tout le monde. Y compris pour les personnes âgées notamment grâce à Demat’Box conçue par Sagemcomet également présentée sur le salon des services à la personne.

Demat’Box est un scanner un peu spécial dans le sens où, pourvu qu'il ait accès à l'Internet via une box, il n’est pas nécessaire de le connecter à un ordinateur pour être 100 % compatible avec la solution Xambox.

À ce titre, il convient idéalement à toutes les personnes qui ont besoin d’une aide ou d’une assistance apportée par la famille, des proches ou des professionnels car, ainsi que le précise Thomas Henry, fondateur et dirigeant de Xamance, éditeur de Xambox : « Chaque matin, les utilisateurs peuvent ouvrir leur courrier et introduire chaque lettre, une par une, dans le scanner. Les documents sont alors automatiquement numérisés, analysés et archivés sur les serveurs sécurisés de Xambox. À distance, les"aidants" ou les enfants peuvent consulter et traiter le courrier des personnes dépendantes (factures, relevés de banque, rendez-vous auprès d’un organisme…) Les originaux sont automatiquement classés, ce qui permet aux aidants de retrouver puis de fournir aisément les documents nécessaires notamment à l’occasion de démarches administratives. »

Pour toutes ces raisons, Xambox (éventuellement associée à Demat’Box) a été l’un de nos 4 coups de cœur de notre visite de La maison du futur lors du salon des services à la personne.

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